Zo blijft jouw organisatie op de hoogte van de Microsoft 365 updates

De tijd tussen het moment dat iets nieuws voor Microsoft Office 365 wordt aangekondigd en het moment dat je het ook echt kunt gebruiker is kort geworden. Microsoft rolt nieuwe functies in fasen uit en gebruikt een aantal kanalen om de wereld te informeren:

Publieke blog: Nieuwe functionaliteiten worden vaak na een event via de publieke blog gepubliceerd. In een latere blog wordt de functie specifiek toegelicht. De Officeblog kun je filteren op de producten die je gebruikt.

Publieke roadmap: In de publieke roadmap vind je een overzicht van functionaliteiten die nu in ontwikkeling zijn en welke functionaliteiten worden uitgerold. De roadmap geeft je een idee wat straks veranderd binnen jouw omgeving.

Release-programma: Het release-programma laat je de aankomende updates uitproberen voordat ze voor alle gebruikers beschikbaar komen. De optie kun je voor bepaalde gebruikers activeren. De stappen om dit te doen vind je in het artikel: Release-opties in Office 365.

Message Center: Binnen de eigen Office 365 omgeving heeft een beheerder toegang tot het Message Center. Via het Message Center wordt je geïnformeerd over de komende veranderingen die worden gedaan in de eigen omgeving. Je krijgt gedetailleerde informatie wanneer een bepaalde functie beschikbaar komt. En wanneer die dus voor je gebruikers beschikbaar is.

Feedback van de gebruiker

Microsoft luistert en leert van haar gebruikers. In de meeste Office-programma’s vind je een feedback-knop waar je een suggestie kunt indienen. Via uservoice-sites kun je ook een idee indienen. Dit is ook de plek waar je op andere ideeën kunt stemmen. Als je zelf een idee hebt ingediend wordt je op de hoogte gehouden van de status. En blijf je op de hoogte wat er met jouw bijdrage wordt gedaan. Microsoft en de community rond het Office-platform organiseren regelmatig events waar nieuwigheden worden gedemonstreerd en waar consultant hun visie delen.

De organisatie in

Via verschillende kanalen kun je het nieuws rondom Microsoft Office 365 volgen. Aan het volgen alleen heeft je organisatie weinig. Het krijgt pas waarde als je er ook iets mee gaat doen. Van alle bronnen hierboven, en met name het message Center, kun je bij elke update je de volgende twee vragen stellen:

Moet er iets technisch veranderen?

Een update kan zijn dat er iets onder de motorkap veranderd of dat er een hele nieuwe service beschikbaar komt. Als Office-ambassadeur zorg je er op tijd voor dat het team op de hoogte is en passende maatregelen kan nemen; Of dat in de organisatie een besluit kan worden gemaakt dat bepaald hoe de organisatie er mee om wilt gaan. Soms ontdek je zo een nieuwe mogelijkheid die van grote waarde is voor de business door een pilot te starten.

Moet de communicatie op gang worden gezet?

Er zijn ook van die updates die volgens techneuten weinig impact hebben maar dat wil niet zeggen dat het automatisch ook logisch is voor de mensen die het programma gebruiken. Handig om op de juiste manier en op het juiste moment de veranderingen te communiceren. Dit voorkomt verwarring en voorkomt ook onnodige belasting op het support.

Door actief te acteren op de updates worden je gebruikers niet onverwachts geconfronteerd met een nieuwe knop. Maar heb je de kans om de gebruikers goed te verrassen door ze te vertellen hoe en wat ze straks beter kunnen gebruiken om het werk gedaan te krijgen wat ze gedaan willen krijgen.