Meteen naar de inhoud

Kijk uit voor de domme knoppentraining

Reuring op de gang: “We krijgen de nieuwe Office”. Binnenkort dus alles in Teams en de laatste versie van Outlook, PowerPoint en Word. Inloop-uren en training worden in zaaltjes belegd. Thema’s die je al op de gang hoorde waren: adoptie,  nieuwe manier van werken, hybride werken etc. Goed bedoeld staat er een trainer in de zaal of online (uiteraard in Teams). De trainer deed alles netjes voor door overal op te klikken en enthousiast te vertellen wat er dan gebeurd. Je kreeg een opsomming van alles in de nieuwe software wat je gaaf en handig moet vinden zodat je morgen zelf aan de slag kan.

Voor de consultants was het een geslaagd project. Platform in gebruik en (nu nog) tevreden klant. De organisatie merkt na een tijdje dat de mensen het beloofde nieuwe werken niet meer, of zelfs niet, zijn gaan toepassen. Redenen worden gevonden als: de mensen zijn niet digi-vaardig genoeg, digi-volwassenheid is laag of ze willen gewoon niet veranderen. Gelukkig was de cursus opgenomen en staan de quick-reference -kaarten nog ergens op een SharePoint-pagina.

Dit is dus foute boel. En doodzonde! Maar in de praktijk gebeurt het toch vaak. Tijd voor een gezellige reuring die echt wat oplevert.

Hoe een training wel van waarde gaat zijn

De mensen zijn prima digi-vaardig en digi-volwassen. Hier en daar wat voorkeuren voor een stijl van werken. Het overgote deel van de mensen is prima in staat zich zelf te redden. Maar dan toch, waarom pikten ze de training en uitleg niet op dan? Eigenlijk gewoon omdat er veel afstand zit tussen wat er in de training is voorgedaan en de praktijk. Wat de training niet deed:

Vertelllen hoe je jou werk gedaan krijgt zonder alle mogelijkheden en functies langs te lopen. Tip voor de trainer: Durf te kiezen. Liever 1 specifieke aanwijzing goed overbrengen dan 10 dingen half. Niet elke mogelijkheid hoeft gedemonstreerd te worden in een cursus. Zorg er dus voor dat je in gaat op de concrete werkzaamheden van de deelnemers en vertel ze wat ze moeten weten om gedaan te krijgen wat ze gedaan willen krijgen.

De training was een demonstratie. De deelnemers zaten passief te kijken en probeerden zoveel als ze kunnen te onthouden. Trainers-tip: Als consultant weet je natuurlijk alle ins-en-outs omdat je er zelf dagelijks mee werkt. Veel deelnemers zien het voor het eerst. Geef ze de kans om het op zich te laten inwerken. Dit doe je door de training te richten op het doen, het zelf doen.  Uiteindelijk gaat het om een gedragsverandering.

Een verandering in gedrag ontstaat het best door te begrijpen wat het voordeel is en het ook te ervaren van het succes. In een training ontkom je als trainer er niet aan door een knop aan te wijzen en dan te vertellen wat het doet. Waar het dan fout gaat is: als dit alleen een aan-een-schakeling wordt van handige tips over hoe je slimmer zou kunnen werken.

Waar is een knoppentraining wel goed voor? Geheugen opfrissen, overview geven van een product zodat de kijker een indruk krijgt. In de praktijk noem ik dit een inspiratiesessie en is een sales pitch. Niets mis mee, maar het is geen leermoment. Het doel van een inspiratiesessie is interesse opwekken.

Hoe je een slimme training herkent

Het is een verhaal met inhoud, er wordt een uitdaging geschetst of obstakel waar je tegenaan loopt. Je erkent je eigen werkwereld hier in. De trainer heeft zich verdiept in jou werkzaamheden en gaat je leren hoe je dat aan kan pakken. Pas nadat je het ervaart bepaal je zelf wat je ervan meeneemt naar huis en wat je laat voor wat het is. Er zijn namelijk meestal meer manieren om dat ene gedaan te krijgen. Het is niet altijd een kwestie van goed of fout. Soms ook gewoon een voorkeur die je zelf prettiger vind.  In de zaal zit ook niet iedereen die je kent uit de organisatie maar een bepaalde doelgroep van collega’s die met een zelfde soort werkzaamheden te maken heeft als het gaat over het productief werken in Office. De groep is ook niet zo groot, max 10 personen.

De training eist van jou een actieve houding, je moet wat doen. Er is ruimte voor vragen, er is tijd voor het delen van ervaringen onderling met je collega’s. Ruimte om samen iets te ontdekken, waardoor je leert hoe je samen werkt in Office. 

Het is een zinvol dagdeel waar je veel aanwijzingen kreeg die je een manier lieten zien hoe jij je werk handiger, eenvoudiger met minder stappen of efficiënter kunt doen en ook nog hoe je beter onderling samenwerkt. Het was niet alleen gortdroog. De trainer zat natuurlijk zelf hier en daar ook te klungelen wat een lach bezorgde. Ook al heb je maar een stukje van alles-wat-mogelijk-is gezien, je hebt wel ervaren wat je moet weten om jou eerste stappen te maken. Die expert wordt je later wel een keer.

Voor de IT-beslissers: de trainer wist ook, en hield daar rekening mee, welke licentievorm van Microsoft 365 gebruikt gaat worden en op wat voor apparaten de deelnemers normaal werken. Een slimme training is redelijk op maat gemaakt maar toch herhaalbaar en aanpasbaar voor de andere doelgroepen.  Door de deelnemers aandacht te geven en hun tijd te respecteren maak je de medewerkers digi-vaardiger dan dat ze al waren en geef je ze een stuk Office-volwassenheid mee.