Wie is Sjoerd
Als ik nou leer om daar mee te werken wordt ik vanzelf beter, sneller en kan ik meer gedaan krijgen. Bereik ik meer en ben ik dus productief! Dit was zo’n idee dat ik had aan het begin van mijn werkleven. De waarheid dat het anders is heb ik ergens onderweg hardleers eigen gemaakt. Pas toen ik mijn eertse marathon had gelopen en later toen ik mij in fotografie verdiepte viel het kwartje. Er zit nog een stap voor.
Goed in je werk zitten
Het gebruik om het gebruik is absoluut niet belangrijk. Een sterke basis begint bij je zelf. Je moet wel weten hoe je een gereedschap gebruikt maar een goed stuk gereedschap maakt je nog niet de beste fotograaf. Daar gaat tijd in zitten: oefening, geduld en doorzetten. Productief zijn is meer dan iets gedaan krijgen met de hulp van een hulpmiddel. Dat is stap 2.
Het zoveel mogelijk werk verzetten in een zo kort mogelijke tijd is voor mij niet de beschrijving van productiviteit. Natuurlijk is tijd belangrijk en moet je die niet verliezen door onzin. Voor mij betekend productief zijn niets meer dan gedaan krijgen wat ik mij zelf heb toegezegd. Als er dan druk is leg ik die mij zelf op. En ja werken onder druk werk vaak heel productief. Maar zorg dat je niet altijd onder druk staat. Als productief zijn in een cijfer wordt uitgedrukt vind ik het niet belangrijk of het een 1 of een 10 is. Het is een keus en ik moet er zelf tevreden mee zijn. En daarmee is productief zijn niets meer dan een goed-werkgevoel-hebben. Als ik productief kan zijn zit ik lekker in mijn werkvel. Hoe ik die balans voor mij zelf afdwing? Ik werk met een paar spelregels, stap 1 is voor mij:
Bepaal waar en wanneer je werkt
Vooruitplannen zodat mijn werkweek een voorspelbare structuur heeft. Mijn planvraag is: Waar en met wie kan ik het beste resultaat maken. Het antwoord bepaald waar ik dat het beste kan doen en wie zou daarvoor in de buurt moeten zijn (fysiek of online).
Voorkom onnodige afleiding
Geen tijd voor tijd-verspillende-onzin, notificaties op m’n telefoon staan gewoon uit. Op mijn laptop geen vermeldingen, notificaties van mijn mail staan uit, het envelop-icoontje is voor mij genoeg. Met notificaties in Teams ben ik zuinig. Spreek in je organisatie uit wanneer je welke tool gebruikt om elkaar te bereiken en wat je mag verwachten; Bijvoorbeeld: Wil je direct antwoorden = bellen; Mag het even wachten = chat; Mag het een dag wachten = mail ( en cc is alleen te kennisgeving).
Wees spaarzaam
Respecteer iemands tijd en vraag dat ook van een ander om dat bij jouw te doen. Het voorkomt enorm veel werkonderbrekingen met adhoc vragen.
Hou cadans
Pauzeren kan gewoon, ik hoef niet door te jakkeren. Door af en toe te lopen laat ik mijn gedachten gaan en kan ik weer fris verder. Zo komt ook voor mij vaak een oplossing voor een probleem waar ik vast in zat. Ik leerde dat ik beter werk in kortere blokken dan in 1 blokdag.
Mooi! Rust in de bovenkamer , kan ik focus hebben en mij ook ergens echt in verdiepen en aandacht geven. Om productief te kunnen zijn heb ik eerst mijn vijf spelregels nodig en dan pas de handigheid in het werken met Office en andere tools die ik gebruik. Zo ben ik ook beter in staat om iets technisch tot op het bot uit te zoeken en daar dan over te bloggen als specialist.
Wat ik voor je kan doen
In jouw organisatie kan ik de Office-ambassadeur zijn. Dit is iemand die het aanspreekpunt is voor Microsoft 365, trainingen geeft en de organisatie op tijd voorbereidt op veranderingen in Office. De mensen in jou organisatie de stap 2 laten maken. Wil je mij iets laten weten vul het onderstaande form in of stuur een bericht naar: contact@helpronde.nl
Blog posts
* Een training is niet zomaar een programma dat wordt afgedraaid. Ontdek of je wel in de juiste training zit: Kijk uit voor de domme knoppentraining.
* Ben jij Functioneel Beheerder binnen jou organisatie en verantwoordelijk voor Microsoft 365: Leer hoe je de op hoogte blijft van de updates.
Onderwerpen waar over geschreven wordt:
Documentbeheer
Productiviteit
Best practice
