Productief werken: Vijf spelregels die ik gebruik

Door de tijd heen heb ik de vraag: “Hoe krijg ik mijn werk gedaan”, anders beantwoord. Hoe je werkt hangt natuurlijk van je voorkeuren af. En is zeker geen zwart-wit-antwoord. Ik ben dan ook niet de persoon die je verteld hoe je het zou moeten doen.

Voor mij persoonlijk is het prima om in een omgeving te werken met veel drukte en waar de waan van de dag heerst. Om dat te kunnen heb ik mijzelf wat simpele spelregels opgelegd. Wat het mij brengt? Duidelijke communicatie, focus, voorkomen van rompslomp en onnodige stress. Ik hoef niet altijd alles te doen. Prio’s stellen en delegeren zijn een eitje. Zolang je maar kiest en de discipline vasthoudt.

Mijn Planningsritueel

In plaats van een platte takenlijst op te stellen, die dan na te jagen en af te vinken, werk ik met een te-doen-lijst. Het verschil tussen de taak en een te-doen is voor mij: een taak is die ik toegewezen krijg, een te-doen is wat ik mij zelf heb toegezegd.

Klinkt als een flauw onderscheid. Wanneer ik merk dat ik mijn eigen beloften niet nakom, grijp ik in op basis van mijn eigen feedback. Een continu-verbeter-slag. Elke week neem ik de tijd om acht weken vooruit te plannen. De komende vier weken redelijk op detail. De latere weken alleen op verwachting.

De opkomende twee weken zijn hard in de planning en bepaald mijn focus. Elke werkdag stel ik mijn focus scherp door te benoemen wat ik wil bereiken. Aan het eind van de dag geef ik mijzelf feedback: “Hoe was je dag?”
Elk half jaar vul ik mijn te-doen-lijst aan met nieuwe ideeën en filter ik die door de vraag: “Wat maak je nu belangrijk?” Dit gaat over mijn langere termijnplan. Elke week bekijk ik de komende acht weken waarin ik mijn opdrachten, privé en sport plan.

Dit klinkt simpel. Maar uiteraard heb ik niet altijd geweten dat dit zo voor mij werkt. Een oude gedachte die ik volgde: Als ik nou leer om daar mee te werken word ik vanzelf beter, sneller en kan ik meer gedaan krijgen. Bereik ik meer en ben ik dus productief! In mijn werk liet ik mij dus vooral leven door de ander. Dat het voor mij anders werkt heb ik ergens onderweg hardleers eigen gemaakt. Pas toen ik mijn eerste marathon had gelopen viel het kwartje. Door de sport leerde ik te plannen en welke spelregels daar dan voor mij op volgen.

Het gebruik van een gereedschap puur om het gebruik is niet de sleutel. Een sterke basis begint bij jezelf. Oefening, geduld en doorzettingsvermogen zijn de kern. Productiviteit is voor mij meer dan alleen iets gedaan krijgen met behulp van tools. Het draait voor mij dus niet om zoveel mogelijk werk te verzetten in zo kort mogelijke tijd. Voor mij is productiviteit simpelweg doen wat ik mezelf heb toegezegd. Het is een keuze, en de druk die ik voel, leg ik mezelf op. Werken onder druk kan productief zijn, zorg ervoor dat je niet altijd onder druk staat. Productiviteit is voor mij een goed-werkgevoel hebben.

Vijf spelregels voor productiviteit

Om productief te zijn, heb ik ontdekt dat het niet alleen draait om het beheersen van Office en andere tools, maar vooral om het volgen van mijn vijf spelregels.

1. Bepaal waar en wanneer je werkt: Plan vooruit en creëer een voorspelbare structuur in je werkweek. Bedenk waar je het beste resultaat kunt behalen en met wie.
2. Voorkom onnodige afleiding: Schakel notificaties uit (telefoon, laptop etc). Spreek in je organisatie uit wanneer je welke tool gebruikt om elkaar te bereiken en wat je mag verwachten; Bijvoorbeeld: Wil je direct antwoorden = bellen; Mag het even wachten = chat; Mag het een dag wachten = mail ( en cc is alleen te kennisgeving).
3. Wees spaarzaam: Respecteer elkaars tijd en minimaliseer adhoc vragen om ononderbroken te kunnen werken.
4. Hou cadans: Neem pauzes en werk in kortere blokken om fris te blijven en creatieve oplossingen te vinden. Ik hoef niet door te jakkeren. Ik leerde dat ik beter werk in kortere blokken dan in 1 blokdag.
5. Schrijf op: Maak gebruik van lijstjes en tools zoals OneNote en To-do om niet alles te hoeven onthouden; Gun jezelf die mentale rust.

Tips voor Jouw Productiviteitsreis

• Maak beloften aan jezelf over het werk dat je zult doen.
• Plan vooruit, maar wees flexibel om veranderingen op te vangen.
• Stel dagelijks je doelen om je focus scherp te houden.
• Kijk elke dag, week en half jaar terug op je doen-en-laten om te leren en je aan te passen.

Lees mijn andere blogartikelen voor meer tips en ervaringen.
Succes met jouw eigen reis in het vinden van je productiviteit!