Adoptie van Microsoft 365 met gezond verstand

Er wordt vaak gesteld dat mensen niet van veranderen houden. Over het algemeen valt dat in de praktijk gelukkig mee. Ja verandering geeft weerstand; Wat over het hoofd wordt gezien is dat wanneer mensen voor het werk de nieuwe Office gaan gebruiken dat ze naast het werk vaak niet de tijd, en dus de kans, krijgen om het zich eigen te maken.

Als resultaat zie je dan dat mensen vasthouden aan oude gewoonten en gedrag. Binnen de organisatie is de introductie van Microsoft 365 naast een technisch feestje vooral een veranderproces. Mensen veranderen van gedrag en gewoonten als ze een goede ervaring ermee hebben, het voordeel zien etc. Door tijd en ruimte te geven voor de adoptie van Microsoft 365 zorg je ervoor dat dit een hulpmiddel is om de productiviteit te ondersteunen, het werk slimmer en effectiever te organiseren.

Een adoptie-traject is meer dan gewoon een tussendoortje. Het vraagt om een gedegen aanpak met een duidelijke strategie. Het volgende 1-2-3-inkoppertje geeft je de handvaten om een adoptie-traject serieus in te zetten. De kern is om de mensen van de hele reis deelgenoot te maken.

1. Ontdek het laaghangend fruit

Voordat de nieuwe Office of vernieuwde functies van Microsoft 365 gelanceerd zijn betrek je de mensen en start je met het adoptie-traject. Wat zijn de ongemakkelijkheden die opgelost zullen zijn met de introductie? Pak deze punten op zodat de mensen snel de voordelen ervaren. Door een adoptie-traject parallel te laten lopen met een project zal er meer focus op de gebruikers komen en komt de uitvoering van het project ten goede. Maak de plannen en communiceer daar over.

2. Voorbereiden en laten zien

Gebruikers moeten leren waarom de nieuwe Office het werkleven beter maakt. Welke voordelen gaan ze ervaren los van de eerdere pijnpunten. Vertel daar actief over. Binnen het project schep je de kaders voor het gebruik van Microsoft 365. Spreek uit wat de introductie moet bereiken en bepaal hiervan het nulpunt om later terug te kunnen kijken en bij te kunnen sturen. Wanneer is het een succes?

3. Zorg en aandacht

Geef de mensen de kans en tijd om Microsoft 365 te leren kennen door het geven van gerichte trainingen.  Spits die toe op wat de gebruiker moet weten voor haar werk en de middelen die ze heeft. Zorg ervoor dat de mensen terecht kunnen bij iemand voor hulp en voor antwoorden op vragen; Voorkom dat dit de support-afdeling gaat belasten door met key-users te werken.

Herhaal 1, 2, 3 en vernieuw

Als beheerder van Microsoft 365 heb je toegang tot verschillende rapporten die iets zeggen over het gebruik van het platform. Door de doelen te staven op de rapporten maak je de verandering zichtbaar. Door dit regelmatig te doen leer je ook welke onderdelen van het platform voor de gebruikers meer aandacht verdienen. Bijvoorbeeld als het gebruik achter blijft weet je dat het beter of anders gecommuniceerd moet worden om de mensen te overtuigen van de voordelen. Door te meten wordt de organisatie zich bewust van de blinde vlek.

Microsoft 365 staat niet stil. Er komen steeds nieuwe mogelijkheden bij en bestaande onderdelen veranderen. Hou een oog op de veranderingen. Als beheerder heb je een overzicht van de eigen omgeving met wat er de aankomede tijd gaat veranderden en wanneer.  Bepaal van de updates of die een plek verdienen in de adoptie, communiceer daar actief over en neem maatregelen als nodig.

Laat de adoptie-van-office een thema blijven en geef daar regelmatig de aandacht aan.

Helpronde is een blog met tips over Microsoft 365. Onderwerpen die hier regelmatig aan bod komen:

Wil je meer weten over gebruikersadoptie en wat ik voor je kan betekenen neem vrijblijvend contact met mij op om kennis te maken.

Maak kennis