Out of Office succes: Zo blijf je professioneel bereikbaar op vakantie

Goed voor jezelf zorgen betekend ook jezelf de rust gunnen. Je hoeft niet altijd aan-te-staan. Persoonlijk is dat voor mij het recept om mijn creativiteit en focus te verliezen.

Vakantie, en dan ook echt offline zijn, heb ik nodig om de rest van de tijd met aandacht vol aan de bak te zijn. Dus laat de drukte achter je en durf ook los te laten. Oké, lekker makkelijk gezegd, maar …

In deze blogpost laat ik je zien hoe je als consultant lekker met vakantie kunt zijn zonder dat het voor jou of voor je klant een bron van stress is. Voorwaarde is wel dat je eerst met jezelf afspreekt om los te laten!

Oké, daar gaat ie.

Planning, communicatie en de verwachting zetten zijn de kern!

Bereid je offline-tijd voor. Simpel gezegd plan geen deadlines of zware oplevermomenten strak op je vakantieplannen. Geen losse eindjes. Start ook niet die ene nieuwe klus gelijk de dag na je vakantie. Laat iedereen ruim van tevoren weten wanneer je met vakantie bent. Dit verwachtings-management trek je door naar je out-of-office-bericht.

Out of Office, het lijkt zo’n eenvoudig bericht om in te stellen, maar het belang ervan moet niet worden onderschat. Een goed geschreven bericht zorgt ervoor dat mensen weten dat je afwezig bent, het verteld wat ze kunnen verwachten en wanneer ze van jou een reactie gaan krijgen.

Het geeft een gevoel van professionaliteit en betrouwbaarheid, wat cruciaal is voor het behouden van je zakelijke relaties. Het is de officiële mededeling aan je klanten (en collega’s) dat je tijdelijk niet beschikbaar bent.

Praktische tips voor het instellen van een effectieve Out of Office-melding

Een juiste Out of Office-reply voorkomt verwarring en zorgt dat belangrijke berichten niet over het hoofd worden gezien. Bij het maken van je Out of Office houdt de volgende zaken in gedachten:

• Het geven van details maar beperk tot alleen de essentiële informatie
• Het neerzetten van de verwachting, en wat te doen als het dan toch urgent is
• Weet wie je doelgroep is, weet wie je bericht ontvangt
• Maak het persoonlijk, wees wel voorzichtig met je humor 
• Haal feedback op

Wanneer je de Out of Office-melding instelt, zorg er dan voor dat je de juiste datums voor je afwezigheid vermeldt. Om jezelf te beschermen, geef aan wanneer je weer aan het werk bent, maar geef ook aan wanneer je de mails gaat beantwoorden. Voor mij persoonlijk is dat meestal pas weer op mijn tweede werkdag na mijn vakantie.

Geef ook duidelijk aan wie de ontvangers kunnen benaderen voor dringende zaken en hoelang het duurt voordat ze een reactie kunnen verwachten. Dit heb je natuurlijk dan ook met je collega afgestemd.

Besef dat één Out of Office-bericht niet voor alle situaties hetzelfde is. Voor klanten kun je een meer formele benadering overwegen, voor je collega’s een iets informeler bericht.

Ook al wil je graag vriendelijk zijn in je Out of Office-reply, wees voorzichtig met het delen van persoonlijke informatie. Vermijd het noemen van je exacte locatie tijdens je verlof en beperk de informatie tot het essentiële. Zorg ervoor dat je geen gevoelige persoons- of bedrijfsinformatie in je bericht vermeldt.

Humor kan verbindend werken en mensen op hun gemak stellen, maar het kan ook verkeerd worden opgevat. Als je kiest voor humor in je Out of Office-bericht, zorg er dan voor dat het luchtig en onschadelijk is. Vermijd knipogen en grapjes die ook anders begrepen kunnen worden. Houd het professioneel en toegankelijk voor een breed publiek.

De effectiviteit van je Out of Office-reply weet je aan de hand van het aantal reacties dat je ontvangt en de mate waarin belangrijke zaken goed worden afgehandeld in je afwezigheid. Als het goed is ontvang je minder mail en lopen de zaken toch door. Na iedere vakantie kijk je hier even op terug en stel jezelf de vraag of je voor je volgende vakantie iets in je planning of communicatie anders gaat doen.  Was je tevreden over het resultaat?

Voordat je op vakantie bent volg je dit ritueel om los te kunnen laten:

• Stel je tools in met een Out of Office. Outlook ligt voor de hand voor je mail; Vergeet Teams bijvoorbeeld niet.
• Verzend een test-bericht om te controleren of je Out of Office-reply goed is ingesteld en correct werkt.
• Spreek nog even met de persoon die je in out-of-office-bericht hebt genoemd.
• Laat je telefoon thuis.

Bij terugkomst volg je het ritueel:

• Doe wat je beloofd had in je Out of Office. De eerste dag na je vakantie schep je weer orde en prioriteer je de zaken die je vindt in de berichten; Waar mail er één van is, check ook de chat. De tweede dag na je vakantie beantwoord je de mail en/of chats.
• En spreek ook nog even weer met je collega.
• Beantwoord voor jezelf de vraag of je tevreden bent.

Met de juiste aanpak kan je jouw afwezigheid omzetten in een kans om je professionele imago te versterken. Je laat zien dat je alles onder controle hebt.

Onthoud dat een goed geschreven Out of Office-bericht niet alleen een praktisch doel dient, maar ook een positieve indruk kan achterlaten bij je klanten, collega’s en zakenpartners. Kies de juiste toon en inhoud die passen bij je professionele omgeving. Geniet van je vakantie!