Voor- en nadelen van het werken met folders in SharePoint

Bij het opslaan van documenten zijn folders een terugkerend onderwerp. Nu SharePoint weer een sprong maakt in functionaliteit komt de verwarring over folders en metadata weer even terug. Hoe zat het ook al weer? Deze post helpt je te begrijpen wat er gebeurt als je documenten opslaat in een folderstructuur en dat er een folderalternatief bestaat in SharePoint.

Beheerde documenten en niet beheerde documenten

Folders staan niet ter discussie in systemen die als een officieel Document Management Systeem (DMS) zijn ingericht.  Bij een DMS is goed nagedacht over de informatiearchitectuur, gebruikers zijn getraind en de document-lifecycle is geborgd. In deze omgevingen is op een structurele manier aandacht voor governance en adoptie. Het komt er in het kort op neer dat er afspraken zijn gemaakt en dat die afspraken worden onderhouden.

Als Document Management geen thema is maar het opslaan van documenten als een standaard functionaliteit wordt ervaren, komen de ongemakken.  De vraag: “Hoe vind ik documenten terug?” wordt altijd gesteld. Mijn standaardantwoord is: Vertel waar het document over gaat. Dit doe je door de eigenschaappen van het document in te vullen. Hierdoor worden de documenten vindbaar. In SharePoint worden die document-eigenschappen meta-data genoemd.

Als een gebruiker niet bekend is met metadata vallen ze terug op het orderenen van documenten in mappen.

Waar worden folders voor gebruikt

Een omgeving waar gebruikers weinig training hebben gekregen herken ik vaak aan de diepe folderstructuren. Als ik bij gebruikers doorvraag waarom ze werken in folderstructuren krijg ik vaak te horen:

• Werken zoals ik gewend was; Op de netwerkschijf hadden we ook folders.
• Deze folderstructuur is zo gegroeid en heb ik overgenomen van mijn voorganger.
• Anders vind ik dat ene document niet terug. Ik weet nu precies waar het staat.

De verschillende lagen in een folderstructuur hebben vaak een andere functie.

Bij het analyseren van deze folderstructuren vind je vaak deze functies voor een folderlaag:

• Categoriseren van documenten: afdeling, team, project
• Classificatie van documenten: personeelsdossiers, klantdossiers, aanvraagdossiers, zaakdossiers
• Taggen van documenten met jaartal, status, locatie.
• Versies bijhouden, een variant op de map is versienummers in naam van document gebruiken.
• Typeren van documenten: foto’s, templates, voorstellen, facturen
• Rechten: alleen een bepaalde groep toegang geven op een lagere folderlaag.
• Onderscheid maken tussen werkdocumenten en gepubliceerde documenten
• Archiveren: alles wat niet meer relevant is en niet weg mag

Wat duidelijk is, is dat folderstructuren afhankelijk zijn van de interpretatie.

Wat folderstructuren onhandig maakt

Voor de persoon zelf die de structuur heeft bedacht is de folderstructuur een logisch geheel.  Voor een collega die net in een iets andere logica denkt kan het knap lastig zijn om de weg de vinden.
 Om bij een document te komen moet de bezoeker door veel folders heen klikken en de logica van de folderstructuur kunnen volgen.
 Als meerdere personen in één folderstructuur werken kost het onderhoud van de structuur veel tijd.

De naamgeving van folders wordt al snel inconsistent toegepast. Er ontstaan daarnaast al snel folders met betekenisloze namen zoals: Overig.

Documenten worden per ongeluk meerdere keren opgeslagen in verschillende mapjes.

Wanneer je een folderstructuur binnen een SharePoint-bibliotheek maakt krijg je nog met een paar extra problemen te maken:

• De plaats waar je bent in een folderstructuur is moeilijk te bepalen omdat alleen de laatste twee mappen zichtbaar zijn in de navigatie.
• Met SharePoint werk je in een browser. De folderstructuur zie je terug in de URL. Er is een restrictie hoe lang een URL kan zijn, dus ook hoe diep een folderstructuur kan zijn.
• Hernoemen van mappen veranderd de URL van documenten
• Verplaatsen van documenten naar een andere folder veranderd de URL.

Wat zijn wel handige folder-eigenschappen in SharePoint

Om de discussie op gang te houden; Een map in SharePoint heeft ook een paar voordelen:

• Op een map kun je de rechten breken.
• In een bibliotheek kun je per map instellen wat de standaardwaarde moet zijn van een eigenschap wanneer een document wordt toegevoegd. Met deze functionaliteit kun je voorkomen dat een gebruiker veel eigenschappen moet invullen.
• In een bibliotheek kun je een alert instellen zodat je op de hoogte blijft van wijzigingen. Je kunt ook een alert instellen op alleen een bepaalde map.

Het tegenargument om hiervoor een map te gebruiken is natuurlijk om met meerdere bibliotheken te werken.

Met metadata maak je documenten vindbaar

Door een document te beschrijven aan de hand van de eigenschappen maak je documenten beter vindbaar. Een folderstructuur bedenken is lastiger dan het opzetten van metadata. De folderstructuur is door de jaren heen gegroeid.

Als mij gevraagd wordt om een folderstructuur om te zetten naar metadata kijk ik alleen naar de onderste 2 folderlagen. Er is goed nagedacht hoe een document getagt moet worden.

Door de eigenschappen in te laten vullen voorkom je dat gebruikers eerst naar een map moeten gaan om het document op te slaan. Bij het opslaan van een document zien gebruikers de gegevens die zij moeten invullen die het document beschrijven.

In kleine stappen

Het hoeft niet gelijk een harde keus tussen folders en metadata te zijn. Als gebruikers niet anders gewend zijn om te werken in folders en je wilt ze verleiden om dat niet meer te doen moet je veel aandacht geven aan training:

• Zorg ervoor dat gebruikers weten wat ze moeten doen als ze een document uploaden
• Laat ze ervaren hoe de zoekmachine voor ze gaat werken door metadata te gebruiken

In de praktijk zie ik dat ook de langzamere adopter al snel afstapt van diepe folderstructuren maar dat ze nog wel één of twee lagen blijft gebruiken. Dit is geen probleem. Mappen en metadata gaan prima samen zolang je niet werkt in folderstructuren en je bewust bent van de nadelen. Spreek af om geen folderstructuren te maken maar het op één laag te houden.

Als het gelukt is om de folderstructuren om te zetten naar de één-laags-map gaat het ook wel lukken om de laatste laag om te zetten naar een bibliotheek.