Wat is een Inhoudstype

Een inhoudstype (content type) is een onderdeel binnen SharePoint en dat je kunt zien als een soort template voor informatie. Het inhoudstype is een template met alle instellingen die nodig zijn om de informatie vast te leggen. Het template bestaat uit een paar onderdelen:

• De informatie
• De informatie over de informatie
• De acties
• voorwaarden

De informatie is het document zelf.

De informatie over de informatie is de metadata die bij het document hoort.

De metadata omschrijft het document; wanneer is het aangemaakt, door wie is het aangemaakt, in welke categorie hoort het document ect..

Aan een inhoudstype kunnen acties worden gekoppeld; Je kunt een sjabloon meegeven die wordt gebruikt als een document wordt aangemaakt.

Aan het inhoudstype kun je een werkstroom (proces) koppelen, bijvoorbeeld als het document wordt opgeslagen dat deze eerst moeten worden goedgekeurd.

Aan een inhoudstype kan een policy worden meegegeven, een set voorwaarden waar het document aan moet voldoen.

Elk document of item in SharePoint word gemaakt van, of gekoppeld aan een inhoudstype. Inhoudstypen zijn hiërarchisch, wat betekent dat ze kunnen overerven van andere inhoudstypen. Het inhoudstype is een belangrijk onderdeel in de informatiearchitectuur van een SharePoint-omgeving.

Voordelen van het inhoudstype

SharePoint heeft een set standaard inhoudstypen. Je bent vrij om je eigen inhoudstypen toe te voegen. Aan een bibliotheek kun je meerdere inhoudstypen koppelen. Dit doe je onder de instellingen van de bibliotheek onder ‘Geavanceerde instellingen’ het vinkje ja aanvinken bij ‘Beheer van inhoudstypen toestaan?’. Onder de instellingen van de bibliotheek krijg je een extra sectie waar je inhoudstypen kan toevoegen. Je past bewust inhoudstypen toe omdat:

• Vindbaarheid door het type: in de bibliotheek maak je op basis van het inhoudstype eenvoudig onderscheid tussen de documenten
• Vindbaarheid door metadata: door een document goed te beschrijven in de metadata is het document eenvoudiger te vinden met de zoekfunctie.
• Weergaven: op basis van de metadata kun je op een bibliotheek verschillende weergaven maken.
• Sjablonen koppelen: bij het maken van een document afdwingen dat die ene bepaalde opmaak wordt gebruikt.
• Centraal beheer van inhoudstypen: Inhoudstypen kunnen centraal worden beheerd in een Content Type Hub.

Bij het inrichten van een site in SharePoint is het belangrijk om stil te staan bij de informatiestructuur. Het inhoudstype mag je niet overslaan.