Aan de slag met recordmanagement in SharePoint

Voor een organisatie is het belangrijk om informatie veilig te stellen die belangrijk voor haar is. Wanneer een document niet meer leeft maar wel bewaard moet worden wil je dit doen op een manier waarmee je kunt aantonen dat het document niet meer is veranderd sinds het in een archief is geplaatst. Een archief in SharePoint kan simpel een andere opslaglocatie zijn waar alleen beheerders toegang toe krijgen. Met een losse opslagplaats kun je weinig bewijzen dat het document niet meer is veranderd. SharePoint heeft functies die recordmanagement ondersteunen waarmee je dit wel kunt aantonen. Hier begint meestal de verwarring. Wat is een record? Zijn alle records samen het archief.

Wat is het doel van je archief

Is het genoeg zoals je het nu doet, kun je het archief vervangen of uitbreiden met recordmanagementfuncties die SharePoint voor je heeft. Heeft de organisatie wettelijke verplichtingen als het gaat over bewaartermijnen van documenten. Recordmanagement is haar eigen vakgebied en is ouder dan SharePoint zelf. SharePoint heeft functies die recordmanagement ondersteunen. Wanneer is een document een record en wanneer gewoon een document:

• Als een document voor iedereen toegankelijk is en nog steeds bewerkt mag worden is het document een document.
• Op het moment dat het document apart wordt gezet spreken we van een record; Een record zelf kan niet meer worden aangepast.

Vanuit het vakgebied recordmanagement kun je op deze stelling veel afdwingen. In deze blogpost leer je welke concepten SharePoint heeft om aan slag te kunnen gaan met recordmanagement. In SharePoint kun je ruwweg drie concepten onderscheiden voor archiveren naast platte opslag. Elk concept heeft haar functies die los zijn toe te passen:

• Op basis van in-place records;
• Op basis van routering naar recordbibliotheken;
• en op basis van inhoudstypen in het recordcenter.

Aan de hand van het doel van het archief kun je bepalen welke functies belangrijk voor je zijn.

Document declareren als record

Een document als record declareren is een functionaliteit die je in kunt inzetten wanneer je moet aantonen dat een record vanaf x-moment niet meer gewijzigd kan zijn. Het document wordt binnen de bibliotheek gedeclareerd als record. Het icoon van het document veranderd. Het document is niet meer aan te passen. Alleen een beheerder kan het record nog ongedaan maken. Deze functionaliteit is in-place records. Alle gebruikers kunnen het record inzien. Het declareren van een record kan handmatig worden gedaan door de gebruikers of doormiddel van retentiebeleid worden afgedwongen.

Document declareren als record en verplaatsen

Het document wordt binnen de huidige bibliotheek gedeclareerd als record. Het icoon van het document veranderd. Omdat het document is gedeclareerd als record wordt het document verplaatst naar een bibliotheek waar alleen de beheerder toegang toe heeft. Een variant hiervan is dat een document wordt verplaatst naar een bibliotheek van het type recordbibliotheek. Alle documenten die hierin geplaatst worden, zijn records.

Document verzenden naar een recordcentrum

Een recordcenter zet je op wanneer je een aparte omgeving nodig hebt die een afspiegeling is van je documentopslag.  Alleen een paar beheerders krijgen toegang tot het recordcenter. Een recordcentrum heeft de functie van archief. Documenten worden naar het archief verzonden. Of een document wel of geen record is, wordt bepaald door het feit of het document is opgeslagen in het recordcentrum. In het recordcentrum kan op het record een retentiebeleid worden toegepast. Met retentiebeleid dwing je af dat een bepaald proces start als een bepaalde datum is bereikt. Wanneer een document wordt verzonden naar het recordcenter wordt het document op basis van haar eigenschappen geplaatst in de juiste folder. Deze logica moet wel voor elk type document worden opgezet.

Hybride benadering

In het scenario waarbij je een document voor een bepaalde tijd plaatselijk als record beschikbaar wilt hebben en voor de lange termijn wilt bewaren in een archief kun je de concepten combineren. Dit kun je doen door in het retentiebeleid een tweede fase op te nemen. Wanneer het record bijvoorbeeld 2 jaar beschikbaar is geweest wordt het record verzonden naar een recordcenter. Recordmanagement in SharePoint zit dus niet vast aan één centrale plaats. Op basis van de behoefte van de organisatie kun je beslissen welke concepten voor je kunnen werken.

In deze blog is veel vakjargon voorbijgekomen. Vragen of wil je een persoonlijk advies? Neem gerust contact op om door te nemen hoe jij met recordmanagement aan de slag kunt gaan.